Der Sponsoring-Report ist das wichtigste Instrument, um Sponsoren zu halten. Laut Kantar können nur 19 % der Sponsoring-Verantwortlichen den ROI ihrer Engagements messen. Wer dieses Problem löst, schafft einen entscheidenden Vorteil bei der Verlängerung.
Was in jeden Sponsoring-Report gehört
- Logo-Impressionen (Website, Social Media, Trikot, Bande)
- Social-Media-Reichweite der letzten 30 Tage
- Anzahl und Highlights der Heimspiele
- Medienerwähnungen (lokale Presse, Vereins-Newsletter)
- 2-3 konkrete Foto- oder Video-Highlights mit Sponsor-Sichtbarkeit
- Vorschau auf kommende Aktivierungen
Format und Frequenz
Monatlich ist ideal. Quartalsberichte kommen zu selten, um Wirkung zu zeigen. Wöchentliche Berichte wirken aufdringlich. Der 1. des Monats als fester Termin schafft Verlässlichkeit und wird von Sponsoren geschätzt.
Praxis-Tipp: Schickt den Report immer an die gleiche Person beim Sponsor. Wechselt der Ansprechpartner, informiert aktiv und stellt euch persönlich vor.
Die häufigsten Fehler im Sponsoring-Report
- Zu lang (mehr als 2 Seiten werden nicht gelesen)
- Keine konkreten Zahlen, nur Beschreibungen
- Kein persönlicher Dank oder Ansprechpartner
- Keine Fotos oder visuelle Belege
- Kein Ausblick auf den nächsten Monat
Wie sieht ein guter Sponsoring-Report konkret aus?
Ein guter Report beginnt mit einer persönlichen Anrede und einem kurzen Highlight des Monats. Dann folgen die Kernzahlen: Impressionen auf Social Media, Reichweite der Beiträge mit Sponsor-Erwähnung, Anzahl und Ergebnis der Heimspiele, Medienerwähnungen. Zwei bis drei Fotos, auf denen das Sponsor-Logo sichtbar ist, runden den Report ab.
Am Ende steht ein kurzer Ausblick: Was passiert nächsten Monat? Wann ist das nächste Heimspiel? Gibt es besondere Aktionen, bei denen der Sponsor sichtbar sein wird? Dieser Ausblick erzeugt Vorfreude und zeigt dem Sponsor, dass der Verein aktiv plant.
Was tun wenn man keine Zahlen hat?
Viele Vereine scheuen den ersten Report, weil sie glauben, keine messbaren Daten zu haben. Das stimmt so nicht. Jeder Verein hat Daten: Anzahl der Mitglieder, Heimspiel-Zuschauer, Instagram-Follower, Facebook-Reichweite. Diese Zahlen müssen nicht perfekt sein, sie müssen nur ehrlich und regelmäßig sein. Ein Report mit zehn Zahlen und drei Fotos ist deutlich besser als gar kein Report.
Goldene Regel: Schickt den ersten Report ab sofort. Nicht wenn alles perfekt ist, sondern jetzt. Sponsoren wissen, dass Vereine Ehrenamtler sind. Professioneller Wille ist wichtiger als perfekte Zahlen.
Sponsoring-Report Checkliste
- Persönliche Anrede mit Name des Ansprechpartners
- Highlight des Monats (Sieg, besonderes Spiel, Medienerwähnung)
- Social-Media-Zahlen: Follower, Reichweite, Impressionen
- Heimspiele: Datum, Ergebnis, geschätzte Zuschauerzahl
- 2-3 Fotos mit sichtbarem Sponsor-Logo
- Medienerwähnungen (Lokalzeitung, Vereins-Newsletter)
- Ausblick: nächste Heimspiele, geplante Aktionen
- Direkte Ansprechperson mit Telefonnummer
Automatisierung: So versendest du Reports ohne Aufwand
CLUBTOOL erstellt und versendet Sponsoring-Reports vollautomatisch. Das System zieht Daten aus Social Media, Spielplan und Medienbibliothek zusammen, erstellt einen PDF-Report im Corporate Design des Vereins und versendet ihn automatisch am 1. des Monats an alle aktiven Sponsoren. Kein manuelles Zusammenstellen, kein Vergessen, kein Aufwand.
Der entscheidende Vorteil der Automatisierung: Regelmäßigkeit. Menschen vergessen, Systeme nicht. Ein Report, der jeden Monat pünktlich kommt, erzeugt Vertrauen. Sponsoren bemerken, wenn ein Monat ausgelassen wird. Sie bemerken es noch stärker, wenn er immer kommt.
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